🎯 Objetivo
Este artículo explica cómo los administradores pueden gestionar el registro horario y configurar la planificación de los empleados en mySilae. Se detallan las acciones siguientes:
- 👁️ La consulta del registro de horas
- ✅ La validación individual y masiva
- 📅 El uso de la vista Agenda y de los resúmenes mensuales
- 📆 La configuración de la planificación de horarios
🔐 Requisitos previos
- Previamente se debe haber activado el módulo Gestión horaria en Labor/Suasor
- Disponer de los derechos de administrador de este módulo
📋 Funcionalidades disponibles
👁️ La consulta del registro horario
El registro de horas se puede consultar por semanas, y ver el detalle por día.
La pantalla principal muestra un resumen por semana:
La vista semanal muestra la siguiente información:
- Nombre del empleado
- Semana
- Realizado: horas trabajadas versus horas planificadas. Si las horas no se han planificado, se recogen las horas contractuales indicadas en el software de nómina.
- Los datos en color naranja indican una diferencia entre lo planificado y lo trabajado
- Estado del fichaje
Se pueden ver los fichajes de todo el mes, ordenados por semana.
Estados del fichaje
| Estado | Descripción |
| Los fichajes se han realizado y registrado correctamente. | |
| Pendiente de fichar. Aparece para fichajes futuros. | |
| Solicitudes de marcajes pendientes de aceptación. | |
| Se ha detectado un error en el fichaje de al menos una jornada. Los marcajes no son coherentes según las reglas definidas por la empresa. |
📊 Registros – Vista semanal y diaria
Esta pantalla permite consultar el detalle de cada jornada para una semana y un empleado concretos.
Información mostrada
- Fecha: día del marcaje
- Horas de marcaje: hora de entrada y salida
- Tiempo de pausa: suma total de pausas realizadas durante el día
- Tiempo trabajado: horas realizadas frente a horas planificadas
- Si aparece “--”, significa que no hay marcajes registrados
✅ Aceptar o rechazar las solicitudes pendientes
Existen 2 tipos de solicitudes de marcaje:
- Solicitud realizada por el empleado en un día concreto.
- Solicitud para añadir o modificar un marcaje: la sección de horas trabajadas muestra directamente (antes de su aceptación) los datos solicitados.
Las solicitudes se puedes aceptar o rechazar.
- En caso de aceptación, los datos sustituyen a los originales y el estado se actualiza en consecuencia.
- En caso de rechazo, el día puede pasar a estado Error, si corresponde.
👤 Diferencia entre el administrador y mánager
Los administradores acceden a los registros de jornada y solicitudes de todos los empleados, mientras que los mánagers tienen acceso a los de los empleados de sus equipos.
Gestión de la planificación
🛠️ Configurar los horarios semanales
Desde el menú Configuración > Gestión horaria, haz clic en la pestaña "plantillas semanales":.
Todos los horarios ya configurados aparecen en esta pantalla.
Para crear un horario nuevo, haz clic en "Añadir un horario". Se abre una ventana donde debes:
- Indicar un código de horario semanal: el código es obligatorio y único para cada horario
- Definir un nombre o descripción
- Seleccionar un color
- Rellenar las franjas horarias para cada día: se pueden introducir hasta 5 franjas horarias por día. Si el horario de fin supera las 00h, el desglose se realizará automáticamente en el día siguiente.
📌 Apunte: A medida que vas rellenando las franjas horarias, el sistema va calculando las horas totales de la semana.
Guardar el horario una vez finalizado.
💡 Consejo útil
Haciendo clic en los 3 puntitos, puedes duplicar un horario existente y modificarlo.
Otras acciones posibles
- Archivar horarios que ya no se utilizan. Un filtro permite acceder a los horarios archivados para volver a activarlos.
- Modificar un horario si nunca ha sido asignado a un empleado.
- Marcar horarios como "favoritos"
para que aparezcan en primer lugar durante la asignación.
➕ Asignar los horarios semanales
Desde el menú Configuración > Gestión horaria, pestaña "Asignación", los administradores principales pueden asignar los horarios a cada empleado para cada semana haciendo clic en "Asignar un horario".
Se abre una ventana que te permite seleccionar:
- El o los empleados afectados
- El horario a asignar
- La semana correspondiente
- Y activar la recurrencia para asignar un horario durante varias semanas
Si el horario siempre es el mismo, seleccionar "nunca" en la recurrencia.
Si los empleados tienen varios horarios, por ejemplo, horario de invierno y horario de verano, se puede indicar una fecha fin para el primero y una fecha fin para el segundo.
⚠️ Atención:
No es posible asignar un horario a una semana cuando hay un registro horario en proceso de validación. Del mismo modo, la asignación de un horario no está permitida en un período de nómina ya cerrado.
Modificar o eliminar la asignación de un horario
- Es posible modificar la asignación de un horario ya publicado seleccionando un nuevo horario y haciendo clic en "Modificar esta asignación".
- O eliminar una asignación; si se trata de una recurrencia, es posible eliminar únicamente una asignación o la recurrencia completa.
Publicar los horarios
Una vez lista la planificación, hay que ponerla a disposición haciendo clic en "publicar".
La publicación de la planificación se realiza para todos los empleados a la vez, aunque se hayan aplicado filtros y los administradores solo vean una parte de los empleados.
⚠️ Cuidado: la asignación se realiza únicamente sobre las semanas que se muestran en pantalla. Salvo que se haya planificado una recurrencia; en ese caso, se publica toda la recurrencia.
Los horarios que estaban en proceso de eliminación desaparecen y los horarios en borrador pasan a estar publicados.
Ejemplo de horarios por publicar, en estado borrador:
Ejemplo de horarios publicados, en estado publicado:
Los estados de asignación
- Borrador: Se han asignado horarios a uno o varios empleados pero no se han publicado. Los empleados no ven sus horarios mientras estén en borrador.
- Publicado: Los horarios están asignados y publicados; los administradores ven los horarios de cada empleado.
- En proceso de eliminación: El horario ha sido publicado y luego eliminado, pero la nueva planificación sigue en borrador. Hay que publicar la eliminación para poder reasignar un nuevo horario a la semana.
- Nómina calculada: El período de nómina está cerrado y las nóminas finalizadas. Ya no es posible modificar un registro de actividad diaria.
Visualización de los calendarios de planificación
🔍 Consultar la planificación
Los administradores con los permisos correspondientes tienen acceso al menú "gestión horaria".
Este menú permite:
- consultar los horarios de los empleados por semana.
- Aplicar filtros para adaptar las vistas.
- Visualizar las ausencias aceptadas.
En el registro horario, se recogen las horas planificadas para los empleados que aparecen en este calendario.