Esta guía explica la configuración básica para mySilae Esencial. El rol de administrador principal no es obligatorio, pero es recomendable para que la empresa pueda gestionar a los usuarios y publicar contenido en el tablón de anuncios de forma autónoma. Se describen las acciones siguientes:
- Gestión de usuarios: enviar invitaciones, actualizar los correos electrónicos, asignar roles y perfiles.
- Gestión de equipos: crear y actualizar equipos.
- Tablón de anuncios: publicar contenido para la empresa.
Previamente, el administrador tiene que haber activado su cuenta. Los pasos están detallados en este artículo : Activar y conectarse a mySilae.
Gestión de usuarios
Desde el menú de configuración, el administrador principal accede al módulo de gestión de usuarios.
En la pantalla principal se visualiza la lista de usuarios. Es posible aplicar filtros para acotar la vista; por ejemplo, el filtro "Inactivo" muestra los usuarios que todavía no están activados ni han recibido ningún correo de invitación.
Invitar a usuarios
Enviar la invitación de forma individual
Para activar una cuenta de usuario:
- Hacer clic en el icono de tres puntos (⋮) situado a la izquierda del estado de activación de mySilae.
- Seleccionar "Enviar la invitación".
Enviar la invitación de forma masiva
Para activar varias cuentas de forma masiva:
- Seleccionar a los empleados.
- Hacer clic en el icono de enviar la invitación.
Estado de la invitación y activación
Para consultar el estado de cada usuario, están disponibles las columnas "Estado de la invitación" y "Activación de mySilae":
- Tras el envío, el estado aparece como "Enviado" y la activación como "Pendiente".
- Cuando el usuario completa el registro, el estado de activación pasa a "Activado".
✉️La invitación se envía a la dirección de correo de inicio de sesión configurada e incluye un enlace directo para activar la cuenta y definir la contraseña.
Si el correo no llega, conviene revisar la carpeta de spam o verificar que la dirección configurada es correcta. En ese caso, también es posible reenviar la invitación desde el icono de tres puntos (⋮) del usuario correspondiente..
Gestionar los usuarios desde la ficha de usuario
Desde la ficha de usuario se puede configurar toda la información relacionada con los accesos y permisos asignados a esa persona.
Cómo acceder: hacer clic en el icono de tres puntos (⋮) situado a la izquierda del estado de activación y seleccionar "Editar información del usuario".
Desde la ficha de usuario se puede visualizar y gestionar:
- Los roles asignados
- Los módulos asignados
- La dirección de correo utilizada para conectarse a mySilae
- El estado de la invitación de conexión
- El estado de activación del espacio personal
👤 La ficha de usuario ofrece una visión general del acceso actual y resulta especialmente útil para comprobar la configuración de permisos antes de realizar modificaciones.
📌 Apunte
Para asignar el rol de mánager, ir a la sección Gestión de equipos.
Gestionar perfiles y asignar los roles
La tabla siguiente resume los diferentes roles y permisos para cada perfil de usuario.
| Perfil | Descripción general | Principales permisos y acciones |
|---|---|---|
| Administradores principales | Persona responsable de la configuración general de la plataforma y la gestión de usuarios. |
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| Administradores de módulo | Persona con derechos de administrador para el módulo o módulos asignados. |
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| Técnicos de nómina | Persona encargada de la configuración de los módulos de mySilae. Puede acceder a la cuenta de su cliente como administrador principal mediante la función "Acceder como". |
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| Mánagers | Persona con capacidad para gestionar a los miembros de su equipo. |
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| Empleados | Persona con acceso a su espacio personal. |
|
💡 Consejo
Antes de aplicar cambios masivos de roles o permisos, revisar siempre las descripciones desde la ventana de información sobre roles.
Esto evita errores y garantiza que cada usuario disponga únicamente del nivel de acceso necesario para sus funciones.
Asignación y edición de los roles
Los roles de un usuario pueden modificarse en cualquier momento, lo que permite ajustar los permisos en función de cambios en las responsabilidades o el puesto de trabajo.
Pasos:
- Acceder al apartado Gestión de usuarios.
- Hacer clic en "Editar información del usuario".
- En el apartado Asignar roles, hacer clic en "Modificar".
- Marcar o desmarcar los roles según sea necesario.
- Si se designa a un administrador de módulo, indicar el módulo que podrá administrar.
- Guardar los cambios.
A partir de esta sección, puede
- acceder a la lista de todos los usuarios
- gestionar a los usuarios: asignar roles y permisos, actualizar su correo electrónico, enviar las invitaciones, desactivar usuarios.
📌 Apunte :
El administrador principal puede asignar el rol de "Administrador de usuarios, equipos y tablón de anuncios". Esa persona podrá realizar las mismas acciones y gestionar a los usuarios de manera independiente.
Gestión de equipos
En este apartado, el administrador principal puede definir los equipos de la empresa.
La pantalla de gestión de equipos muestra los equipos creados, el mánager y número de miembros de cada uno.
- El icono editar, permite editar el equipo definido.
- El botón "nuevo equipo" a la izquierda permite añadir nuevos equipos.
- Si hay usuarios que no tienen equipo asignado, salta un aviso.
Crear un nuevo equipo
Para crear un equipo nuevo:
- Seleccionar un mánager de la lista de empleados.
- Definir el nombre del equipo. Por defecto el nombre que aparece es "equipo de "Nombre del mánager seleccionado".
- Seleccionar los miembros del futuro equipo del listado que aparece a la derecha. El listado muestra la lista de usuarios y si tienen equipo asignado o no.
- El usuario seleccionado aparece a la derecha.
- Clicas en aceptar.
El administrador puede designar el rol de "administrador de equipos".
Modificar un equipo de gestión
Los equipos se pueden modificar en cada momento:
- Seleccionar el equipo. Se abre una pantalla con los equipos.
- Añadir un miembro: Clicar en el icono "+" de la lista de empleados de la izquierda.
- Suprimir un miembro: Clicar en el icono "-" de la lista de empleados de la derecha.
Disolver un equipo
Para disolver un equipo basta con clicar en el icono de la papelera.
Seguidamente, se puede
- Disolver el equipo
- Asignar un nuevo mánager.
Gestión de módulos
Desde el menú "Configuración", el administrador también accede a la configuración de los módulos de vacaciones y ausencias, y gestión horaria, siempre y cuando su empresa los haya contratado.
Para más información, consultar los artículos siguientes:
Tablón de anuncios
El tablón de anuncios permite compartir con los empleados las novedades y comunicaciones de la empresa, como por ejemplo nuevas incorporaciones, eventos, comunicaciones internas, etc. Se accede a través de la página de inicio.
Las publicaciones incluyen:
- una categoría (Actualidad, Recursos Humanos, Evento o Alerta),
- la fecha y hora de inicio de la publicación,
- la fecha y hora fin de la publicación (opcional, sólo visible para los administradores),
- un título y un breve resumen del mensaje,
- una imagen o ilustración asociada al mensaje.
- el nombre del autor
Para ver todas las publicaciones, clicar en "Ver más".
Crear una publicación
Eston son los pasos para crear una publicación:
- Seleccionar una categoría en el menú desplegable.
- Añadir una imagen (opcional)
- Escribir un título.
- Escribir un mensaje de máximo 300 caracteres.
- Indicar los detalles del evento (opcional).
- Añadir archivos adjuntos (opcional).
- Añadir fecha de publicación o la opción inmediata.
- Seleccionar la fecha de caducidad
Detalles del evento
También se pueden indicar los detalles siguientes:
- fecha y hora de inicio
- fecha y hora de fin
- ubicación o enlace: aquí se puede incluir un enlace a aplicaciones como Google Maps o directamente escribir una dirección con un máximo de 500 caracteres.
Modificar o eliminar una publicación
Para modificar o eliminar una publicación, clicar en los iconos correspondientes.
📌 Apunte:
- Los anuncios son visibles para todos los empleados que tengan una cuenta activada.
- No se le envía al administrador ninguna notificación por correo al publicar un anuncio.
- Sí se envía una notificación push a los empleados.
- Los managers externos no tienen acceso a los anuncios.